Wielu klientów, którzy po raz pierwszy stykają się z potrzebą wykonania tłumaczenia przysięgłego (inaczej poświadczonego), zadaje to samo pytanie: czy tłumacz przysięgły musi zawsze widzieć oryginał dokumentu? A może wystarczy skan albo dobrej jakości kopia? Co więcej — czy każdy dokument, który trafia do urzędu, musi mieć tłumaczenie przysięgłe?
W tym artykule wyjaśniam, kiedy tłumaczenie przysięgłe rzeczywiście musi być wykonane z oryginału, a kiedy nie jest to konieczne. Odpowiem też na pytanie, czy urzędy zawsze wymagają tłumaczenia poświadczonego, i wskażę przypadki, w których wystarczy tłumaczenie zwykłe, czyli nieopatrzone pieczęcią tłumacza przysięgłego. Wszystko z punktu widzenia praktyki zawodowej i aktualnych wymagań administracyjnych.
Czym jest tłumaczenie przysięgłe?
Tłumaczenie przysięgłe to przekład wykonany przez tłumacza przysięgłego — osoby z państwowym uprawnieniem do poświadczania zgodności tłumaczenia z dokumentem źródłowym. Tłumacz przysięgły składa na każdym przetłumaczonym dokumencie swój podpis, numer repertorium i pieczęć, a także zaznacza, czy tłumaczenie wykonano z oryginału, czy z kopii.
To ostatnie ma ogromne znaczenie. Informacja, z czego wykonano tłumaczenie, jest obowiązkowym elementem formy poświadczonej.
Tłumaczenie przysięgłe z oryginału a z kopii – jaka jest różnica?
Zgodnie z przepisami, tłumacz przysięgły może poświadczyć tłumaczenie wykonane zarówno z oryginału dokumentu, jak i z jego odpisu, kopii, skanu, zdjęcia, itp. Kluczowe jest jednak to, że musi on to zaznaczyć w adnotacji tłumaczeniowej, np.:
„Tłumaczenia dokonano z oryginału dokumentu”
lub
„Tłumaczenia dokonano z kopii przesłanej drogą elektroniczną”
Zatem: nie, tłumaczenie przysięgłe nie zawsze musi być wykonane z oryginału.
Może być wykonane również z kopii, jednak klient musi mieć świadomość, że niektóre urzędy mogą tego nie uznać i wymagać tłumaczenia sporządzonego na podstawie oryginału.
Kiedy wymagane jest tłumaczenie z oryginału?
Nie ma jednej ogólnopolskiej zasady, która narzuca obowiązek przedstawienia tłumaczenia wykonanego wyłącznie z oryginału. W praktyce zależy to od instytucji, do której składany jest dokument.
Przykłady, gdzie może być wymagane tłumaczenie z oryginału:
- Urząd Stanu Cywilnego – często przy dokumentach takich jak akt małżeństwa, akt urodzenia, akt zgonu, USC wymaga, by tłumaczenie było wykonane z oryginału dokumentu zagranicznego, a nie z kopii.
- Notariat – przy składaniu oświadczeń czy dokumentów mających moc prawną, notariusz może wymagać poświadczenia na podstawie oryginału.
- Sąd – w przypadku postępowań sądowych, np. sprawy spadkowe z dokumentami z zagranicy, sądy preferują tłumaczenia wykonane z oryginałów.
Kiedy wystarczy tłumaczenie z kopii?
W wielu przypadkach jednak urząd czy instytucja nie wymaga tłumaczenia wykonanego z oryginału – wystarczy kopia. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których dokumenty mają charakter informacyjny, pomocniczy, czy techniczny.
Przykładowe sytuacje, w których wystarczy kopia:
- Tłumaczenie wyników laboratoryjnych – np. do lekarza, ubezpieczyciela, czy do pracodawcy – zazwyczaj nie jest wymagane tłumaczenie poświadczone, a już tym bardziej nie musi być z oryginału. Wystarczy skan.
- Tłumaczenie CV i referencji – do celów rekrutacyjnych, gdzie dokumenty mają charakter informacyjny.
- Tłumaczenie instrukcji obsługi – przy zgłoszeniach urządzeń, np. w CE, niekiedy wystarczy tłumaczenie zwykłe (choć zleceniodawca może wymagać przysięgłego).
- Dokumentacja techniczna maszyn – dla audytów lub inspekcji BHP zwykle nie jest wymagane tłumaczenie poświadczone.
Czy urzędy zawsze wymagają tłumaczenia poświadczonego?
Również nie. Wiele urzędów dopuszcza tłumaczenia zwykłe – pod warunkiem, że dokument nie ma charakteru prawnego, nie potwierdza tożsamości lub statusu cywilnego osoby.
Przykład:
W przypadku składania dokumentów potwierdzających wykształcenie (np. dyplomy uczelni zagranicznych), urzędy pracy czy uczelnie czasem akceptują tłumaczenia zwykłe – choć to zależy od konkretnego przypadku.
Z drugiej strony, Urzędy Wojewódzkie w kontekście legalizacji pobytu czy uznania kwalifikacji zazwyczaj wymagają tłumaczeń przysięgłych.
Co powinieneś wiedzieć jako klient?
Jeśli potrzebujesz tłumaczenia:
- Zapytaj urząd lub instytucję, czy wymagane jest tłumaczenie poświadczone i z czego ma być wykonane.
- Jeżeli masz tylko skan dokumentu, poinformuj tłumacza – wykona tłumaczenie z kopii i zaznaczy to w adnotacji.
- Nie zakładaj z góry, że potrzebujesz oryginału – w większości przypadków wystarczy dobrej jakości kopia.
Czy tłumacz może odmówić tłumaczenia z kopii?
Teoretycznie nie ma obowiązku, by tłumacz przysięgły przyjmował wyłącznie oryginały. Jednak w przypadku nieczytelnych skanów, zdjęć z telefonu czy zniekształconych plików, tłumacz może odmówić wykonania tłumaczenia poświadczonego – lub zastrzec, że nie może w pełni ręczyć za zgodność z oryginałem.
A co z tłumaczeniem dokumentów online?
W dobie cyfryzacji wiele dokumentów występuje wyłącznie w wersji elektronicznej, np. e-recepty, wyniki badań z portalu pacjenta, faktury w PDF, zaświadczenia elektroniczne z portalu gov.pl. W takich przypadkach:
- tłumacz przysięgły może wykonać tłumaczenie z pliku elektronicznego;
- adnotacja w tłumaczeniu zawiera informację, że tłumaczenie wykonano z pliku PDF lub pliku przesłanego drogą elektroniczną.
Podsumowanie
Nie każdy dokument musi być tłumaczony przysięgle, a nie każde tłumaczenie przysięgłe musi być wykonane z oryginału. Kluczowe znaczenie ma to, do czego i gdzie ma zostać użyte tłumaczenie. Instytucje różnią się wymaganiami, dlatego warto dopytać przed zleceniem tłumaczenia.
